AVG-wet Privacy statement

Algemeen
De Nederlandse Vereniging voor Tsjechoslowaakse Wolfhonden (NVTW) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens wij verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De NVTW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  •  verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • – passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens vermeld op ons website.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden, voor zo ver U aangesloten bent of was bij onze vereniging, verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • de wettelijke verplichting om jaarlijks een ledenregister neer te leggen bij de Raad van Beheer;
  • het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • het kunnen deelnemen aan activiteiten die door de NVTW (mede)georganiseerd worden

Welke gegevens worden verzameld en verwerkt
De NVTW verzamelt enkel gegevens van personen die zich aansluiten bij de vereniging. Aansluiting bij de vereniging impliceert de uitdrukkelijke toestemming lid om de hierna vermelde gegevens te verzamelen en te verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail;
  • persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum,

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internet omgeving (ontwerp, ontwikkeling en hosting van de website). Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Voorts kunnen uw persoonlijke gegevens worden verstrekt aan:

  • de Raad van Beheer
  • eventuele externe partners inzake de evenementen waar u zich voor inschrijft,

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen verstrekken), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Bewaartermijn
De NVTW bewaart enkel persoonsgegevens van personen die bij de vereniging aangesloten zijn en dit voor onbepaalde duur. Eens u uw lidmaatschap beëindigd wordt, worden U gegevens niet langer gedeeld met de hierbovenvermelde externe partners. De gegevens blijven evenwel nog gedurende 5 jaren in onze gegevensbestanden aanwezig voor administratieve en statistische doeleinden tenzij U expliciet verzoekt dat deze gegevens onmiddellijk verwijderd zouden worden. U kan zulks doen door contact op te nemen met het bestuur via de contactgegevens vermeld op onze website. In elk geval worden uw gegevens uiterlijk twee jaar na beëindiging van uw lidmaatschap automatisch uit onze gegevensbestanden gewist, zelfs indien U zulks niet verzoekt.

Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen.Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, of een deel hiervan door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Privacy Statement NVTW
De NVTW vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen mee doen aan onze activiteiten en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt.

Toelichting In september 2001 is de wet bescherming persoonsgegevens (WPB) van kracht geworden. Deze wet regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers. Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden. Een korte toelichting: Volgens de strenge wet maakt een vereniging zich schuldig aan een ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wanneer de vereniging een foto met deelnemers herkenbaar in beeld op bijvoorbeeld haar website of social media-platform plaatst. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven. Een vereniging zou ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is. Als de exacte letter van de wet gevolgd zou worden, is het voeren van goede communicatie, met name via social media, voor een vereniging een vrijwel ondoenlijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij de beoordeling van individuele gevallen rondom ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wordt bekeken in hoeverre er sprake is van zorgvuldigheid en proportionaliteit. In de praktijk betekent dit dat verenigingen er goed aan doen om bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) altijd af te wegen of het bericht gepast is. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn naam, foto of andere persoonsgegevens is het verstandig daar correct naar te handelen en op verzoek het bericht te verwijderen. Wie zich aan die basisregels houdt, zal niet snel in de privacyrechterlijke problemen komen, want in Nederland wordt zelden opgetreden tegen goedwillende twitteraars en soortgelijke communicatie-enthousiastelingen.

Persoonsgegevens 
De volgende vereisten zijn van toepassing op de ledenadministratie van de NVTW:

  • Bij inschrijving geeft het lid toestemming voor het verwerken van de gegevens;
  • De ledenadministratie houdt de lidgegevens juist en nauwkeurig bij;
  • De lidgegevens worden afdoende beveiligd;
  • Op verzoek zal de NVTW inzage verlenen in de eigen opgeslagen lidgegevens;
  • de NVTW gebruikt de lidgegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Protocol gebruik beeldmateriaal 
De NVTW hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van de NVTW en op social media zoals bijvoorbeeld facebook van de vereniging.

In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan de NVTW zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

  • de NVTW beheert de website www.nvtw.nl Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die de NVTW organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, externe contacten en belangstellenden.
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij de NVTW. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of aanwezigen.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Namen worden geplaatst zover deze bij ons bekend zijn Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
  • Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor de NVTW, zoals leden van bestuur
  • Leden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen NVTW website, facebook-pagina en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnames

  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden of externe partijen.
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn : a. Trainingen; b. Door de vereniging georganiseerde evenementen; c. Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt; d. wedstrijden en (officiële) toernooien; e. overige verenigingsactiviteiten;

Bewaking privacy gebruik van opnamen

  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Door een trainer/organisator  kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer aangewezen personen.
  • Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • Tot slot In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

25-5-2018